Den som organiserar frivilliga eller volontärer behöver rätt kunskap, organisation, system, metod och verktyg

För att lyckas med sitt frivilligarbete måste organisa-tionen ha ett bra system för att organisera dem och lämplig personal som håller i detta. Systemet måste motsvara såväl organisationens och verksamhetens som de frivilligas behov.

Frivilligorganisatörer

Det systematiska arbete som görs för att rekrytera och organisera frivilliga kallas frivilligorganisering. De som utför det kallas frivilligorganisatörer.

Frivilligorganisatörens uppgift

I USA och England, som på detta område är de stora föregångarna, kallas frivilligorganisering för volunteer management eller volunteer administration. Det har det utvecklats till en särskild profession.

”Det blir allt vanligare att leda och administrera (frivilliga) som obetalda anställda snarare än som välmenande amatörer”. (Peter Drucker)

I en typisk amerikansk organisation är det frivillig-organisatörens uppgift att rekrytera och ta hand om de frivilliga. Uppgiften liknar en personalchefs. Han eller hon har hand om rekrytering och urval, om frivilligregister och frivilligvård och förser de programansvariga med lämpliga frivilliga. Det är en stabsfunktion.

Programansvarig

En frivilligorganisatör är specialist på frivilliga, verksamheterna däremot leds av programansvariga som kan ofta har en titel med ankytning tilll verksamheten. Dessa är normalt också anställda. De leder och organiserar sina frivilliga att utföra ett visst arbete på ett visst sätt. De är linjechefer och arbetsledare.

Passar stiftelser och institutioner

Hur frivilligorganisering utförs i praktiken skiljer sig av praktiskt skäl mellan olika typer av ideella organisationer och situationer. Det systematiska sätt som utvecklats i USA och England under de senaste 40 åren passar bäst för olika slag av institutioner (t.ex. stiftelser) och passar inte särskilt väl för föreningar och folkrörelser.

Metoder måste läras in

God och välfungerande frivilligorganisering uppstår inte spontant. Det handlar om en yrkeskompetens som måste läras in.

Utbildning för frivilligorganisatörer

För att lyckas som frivilligorganisatörer behöver man alltså lämplig utbildning och praktik. Mera gedigen sådan finns utomlands, främst i USA och England. Det handlar dock mest om kortare kurser, seminarier och konferenser.

Certifiering av frivilligorganisatörer

Den enda professionella certifieringen av frivilligorganisatörer som finns i världen för närvarande är den som ges av Rådet för certifiering av frivilligadministratörer (The Council for Certification in Volunteer Administration, CCVA) som finns i USA. Certifikatet ges efter en examen och praktisk utvärdering av kunskaper och förmåga.

Metoder ger framgång

God frivilligorganisering leder bl.a. till:

1. Att ett större antal frivilliga kan engageras.
2. En god överstämmelse mellan det faktiska antalet frivilliga och det antal som behövs i verksamheten.
3. En stabil kvalitet både på de frivilliga och på deras insats.
4. En god överensstämmelse mellan de frivilligas kompetens och önskemål och de arbetsuppgifter som de erbjuds.

Resultatet är god verksamhet och hög trivsel och tillfredsställelse bland de frivilliga.

Frivilligorganiserandes utveckling

Frivilligorganiserandets utveckling i en organisation kan beskrivas så här:

1. En spontan och outvecklad struktur och metod för organiserandet av frivilliga.
2. En grundläggande struktur och metod för organiserandet av frivilliga.
3. En avancerad struktur och metod för organiserandet av frivilliga.

Av de organisationer i Sverige som organiserar frivilliga tillhör nog de allra flesta grupp 1, ett fåtal finns i grupp 2 och ingen, så vitt jag vet, har ännu nått grupp 3. Detta är inte underligt eftersom det ännu varken finns någon branchorganisation i Sverige för frivilligorganisatörer eller några mera avancerade utbildingar. 

Frivilligpolicy

För att lyckas med det frivilliga arbetet behövs en fastställd frivilligpolicy. 

Den ska klargöra en rad frågor, t.ex.: Vilken är de frivilligas roll i organisationen? Hur förhåller de sig till de anställda? Hur påverkar de besluten? Vilken status har de? Hur belönas de?

Utöver en policy behövs regler och konkreta fakta. 

Bäst är att samla allt detta i en pärm eller häfte som finns tillgängligt för alla anställda och frivilliga.

Den frivilligvänliga organisationen

Forskning har visat att de organisationer som anpassar sig och sin verksamhet till frivilligas behov är bäst på att locka till sig och organisera frivilliga.

Det största problemet brukar vara att chefer och anställda inte inser frivilligas betydelse för organisationens framgång. Ett aktivt engagemang från ledningens sida är därför nödvändigt.

"Frivilliga erbjuder inte bara hjärta och händer, de har hjärna och mun också!” Susan J Ellis, världsledande expert på frivillligorganisering

​

​

Susan Ellis oumbärliga bok om hur man organiserar frivilliga har kommit i en ny, uppdaterad upplaga

​

Läs mer om boken!

​

Hur man organiserar frivilligt arbete

Frivilligorganisering är det systematiska arbete som görs i en organisation för att rekrytera, organisera och leda frivilliga. Hur det ser ut i praktiken skiljer sig mellan olika typer av organisationer och i olika slags situationer.

Frivilliga respektive aktiva

Inom folkrörelser talar man normalt inte om frivilliga, utan om aktiva medlemmar. Aktiva medlemmar och frivilliga leds och organiseras normalt på olika sätt. Men i tjänstelevererande förbund, alltså medlemsorganisationer som bedriver verksamhet för andra än medlemmarna, kan man organisera de aktiva som frivilliga (se nedan).

Tjänstelevererande stiftelser och institutioner, även kommunala sådana, har inga medlemmar, men kan utföra hela eller delar av sitt utåtriktade arbete med hjälp av organiserade frivilliga.

Frivilligorganisering i ett förbund

I ett förbund råder arbetsfördelning mellan organisationsnivåerna. Där är frivilligorganiserandet därför ett sammanhållet system uppdelat i olika delar. En del görs centralt, annat regionalt och resten, själva organiserandet av frivilliga, sker lokalt. Det innebär att de lokala frivilligorganisatörerna i förbundet får mycket serverat färdigt och klart tack vare förbundets stordriftsfördelar.

I en vanlig förening, som bara finns på en ort, och i en stiftelse somo kanske bara har ett driftställe, där måste frivilligorganisatören bemästra och utföra allt det nödvändigt organisationsarbetet själv.

Frivilligorganisering i ett förbund består alltså av tre delar:

1. systemEtt övergripande (policy, metoder, rutiner, verktyg och utbildningar) som utvecklas centralt och som gäller inom hela förbundet.
2. Ledning, samordning och stöd från förbund til distrikt och från distrikt till lokalavdelning.
3. Lokalt genomförande: Lokalavdelningarna arbetar systematiska arbete för att rekrytera, utvälja, utbilda, sätta i arbete, leda, belöna och avveckla frivilliga.

Professionell frivilligorganisering

I professionell frivilligorganisering (volontärorganisering) ingår alltid följande moment som jag samlat i fyra block:

1.  Lägga grunden

• Grunden för framgång är en väldesignad frivilligverksamhet.
• Utifrån den, utforma arbetsuppgifter som passar frivilliga.
• Utifrån dem, gör arbetsbeskrivningar och kravprofiler; beräkna antalet frivilliga som behövs.
• Förbered för de frivilliga: Besluta om frivilligpolicy, ordningsregler, utarbeta introduktion och utbildning, ordna arbetsledare, lokaler, utrustning m.m.
• Utbilda all personal som berörs av frivilliga.

2.  Rekrytering

• Annonsera efter, intervjua, kontrollera och välj ut lämpliga kandidater.
• Informera, utbilda och placera dem.
• Skriv avtal med dem.
• Hänvisa olämpliga till annan verksamhet, hantera avhopp under rekryteringsprocessen.

3.  Verksamhet

• Arbetsled, informera, ha dialog med och utveckla de frivilliga.
• Ersätt utlägg och betala försäkring för de frivilliga.
• För statistik över de frivilliga och deras frivilligtimmar.
• Håll fortlöpande kontakt med anställda och andra som berörs av de frivilligas arbete.

4.  Utveckling och underhåll

• Utvärdera, belöna och befordra frivilliga; publicera information om deras insatser samt statistik över antalet timmar och deras värde. 
• Vid behov, omplacera, avtacka eller avskeda.
• Granska, värdera och utveckla frivilligverksamheten och de frivilligas insatser.

De nödvändiga stegen i ett frivilligprogram

Som allt annat arbete kan ledandet av frivilliga delas upp i olika moment. Amerikanska Röda Korset har sammanfattat dem så här:

1. Identifiera hjälpbehoven
2. Upprätta arbetsbeskrivningar
3. Rekrytera frivilliga
4. Välj ut lämpliga frivilliga
5. Förbered de frivilliga
6. Stöd de frivilliga
7. Ge erkännande åt de frivilliga

Med den listan kommer man långt.

Låt oss nu titta närmare på var och en av punkterna:

Identifiera hjälpbehoven:

Det är helt logiskt att börja med vilka behov som finns och som frivilliga kan göra något åt. De måste vara angelägna. Frivilligarbete är ingen terapi. Frivilliga kan bara lockas till sådana arbetsuppgifter som de finner meningsfulla.

​

Upprätta arbetsbeskrivningar:

Innan man kan börja rekrytera måste man veta exakt vad de frivilliga ska göra. Annars kan man inte få rätt man på rätt post.

​

Rekrytera frivilliga:

Med hjälp av arbetsbeskrivningarna gör man en behovsprofil. Den och den typen av människor behövs med de och de kvalifikationerna. Det är organisationens behov. Men vilka är de frivilligas? Vilka människor skulle vilja göra det här arbetet åt oss och varför? Det måste vi ta reda på. Sedan ger vi just dem ett konkret erbjudande.

​

Välj ut lämpliga frivilliga:

När vi har fått ett antal kandidater så ska vi intervjua dem och välja ut dem som är lämpliga. De som inte passar för uppgiften måste sållas bort. Om möjligt bör vi erbjuda dem en annan uppgift, men finns det ingen sådan måste vi tacka nej, både får vår skull och för den frivilliges.

​

Det låter tufft. Kan man verkligen göra så? Ja, det kan man och det måste man, när man arbetar professionellt med frivilliga. Att välja rätt medarbetare är den viktigaste åtgärden för att upprätthålla kvaliteten på de frivilliga tjänsterna.

​

Förbered de frivilliga:

Nu har vi en frivillig och henne vill vi behålla så länge som möjligt. Därför ger vi henne en ordentlig introduktion i arbetet.

​

Stöd de frivilliga:

Frivilliga är precis som anställda, de behöver ett fortlöpande stöd i arbetet. Det handlar i stor utsträckning om personliga relationer och det är frivilligledarens ansvar, men också om planerad intern kommunikation.

​

Ge erkännande åt de frivilliga:

Frivilliga får ingen annan lön än det erkännande som organisationen ger dem. Detta måste organiseras på lämpligt sätt så att det fungerar och inte glöms bort.

Avskeda en frivillig

Organisationens frivilligprogram måste hålla hög kvalitet. Därför kan den som leder frivilliga hamna i den tråkiga situationen att han eller hon måste ”avskeda” eller omplacera en frivillig. Det kan var nödvändigt p.g.a. misskötsel (t.ex. alkoholism, brott mot tystnadsförsäkran) eller otillfredsställande sätt att sköta uppdraget (t.ex. lovar runt, håller tunt!). Det kan också bero på att den frivillige efter att ha hjälpt till på ett utmärkt sätt, nu helt enkelt blivit för gammal, men själv inte förstår det.

Svårast att skilja från verksamheten är de människor som hängt upp hela sitt liv på sin frivilliginsats. Man bör undvika att hamna i en sådan situation.

Har man ett frivilligprogram så kommer det här att inträffa förr eller senare. Man kan inte låta enskilda medarbetare dra ner kvaliteten på arbetet eller äventyra trivseln för alla. Den personen måste bort, men det är svårt. Såväl frivilligledare som frivilligorganisatörer kan behöva stöd uppifrån för att klara av ett sådant steg.

Organisationen behöver en genomtänkt och nedskriven policy och ett åtgärdsprogram för detta ungefär som välskötta företag har för sina anställda.

Proceduren måste också vara ”rättssäker”, d.v.s. en frivillig som känner sig orättvist behandlat ska kunna överklaga beslutet till t.ex. styrelsen.

Utbildningar för dig som organiserar frivilliga eller volontärer

Dataprogram för att organisera frivilliga eller volontärer

​

När man arbetar systematiskt med att rekrytera, organisera, utbilda och leda frivilliga har man stor nytta av en databas. Med dess hjälp kan man hålla reda på de frivilliga och deras arbete. Det innebör t.ex. att man kan ta fram statistik över hur många timmar de arbetat. Den typen av program måste i Sverige tas fram speciellt. I USA och Kanada däremot kan man köpa dem över disk eller t.o.m. arbete med direkt över Internet. Nedan följer tre exempel:

The Volunteer Reporter

Volunteer Software är ett amerikanskt företag som erbjuder databasen The Volunteer Reporter. Den finns bara på engelska och är som överiga nedan givervis utformad för att passa amerikanska förhållanden. I den kan man hantera följande rörande sina frivilliga:

• Names, addresses, phones, and emails
• Birthdays and ages
• Group emails
• Years of service
• Skills Bank - find the right person for the job
• Hours Served - by station or volunteer
• Scheduling
• Stations and jobs
• Reimbursements
• Board members and other groups
• Time Sheets
• Mass mailings - labels, envelopes, & letters
• Merge Files
• Active/inactive volunteers
• Instant reports - by month, quarter, or year
• Custom reports - through Excel

Databasen kan kombineras med annan programvara som gör att frivilliga själva kan uppdatera en del av sina filer.

Läs mer på www.volsoft.com

Volunteer Impact

Volunteer2 är ett kanandensiskt företag. Det erbjuder ett program som heter Volunteer Impact. Detta kan också kombineras med programvara så att frivilliga kan registerera data via Internet.

Volunteer2 har också programmet Team Tracker. Med dess hjälp kan företag, skolor och församlingar följd de ideella insatser anställda, elever och medlemmar gör för andra ute i samhället, t.ex. i form av corporate volunteering. 

Företagets programvara Community Hub är ett internetbaserat center för att förmedla frivilliga till olika organisationer (jmf Volontärbyrån).

Läs mer på www.volunteer2.com

Volgistics

Till skillnad mot de två ovan säljer det amerikanska företaget Volgistics inte själva programvaran, utan ger tillgång till program och databas via Internet. Allt man behöver göra för att administrera sina frivilliga och frivilliguppgifter finns med. Man kan arbeta från valfri dator, ett antal filialer kan samverka och allt kan samordnas med den egna webbsidan.

Läs mer på http://www.volgistics.com

Frivilliga på kontoret

Vanligtvis tänker vi väl oss att frivilliga arbetar i organisationens frontlinje, men man kan mycket väl även ha frivilliga på kontoret, även på ett huvudkontor.

Att ta in frivilliga i en organisationsstruktur som är uppbyggd för anställda är en vansklig procedur. Den kräver planering och nogranna förberedelser. Oavsett om det är frivilliga eller anställda som ska ta hand om nykomlingarna måste allt vara förberett. 

Alla berörda måste veta exakt varför organisationen ska ha frivilliga och de måste vara inställda på att ta emot dem och hjälpa dem till rätta.

Det ska finnas konkreta arbetsuppgifter och förberett stöd. Allt som behövs ska finnas på plats: lokaler, utrustning, möbler och materiel.

Det ska finnas en driftsbudget och försäkringar för de frivilliga ska vara tecknade. Det ska vara klart vem som utbildar och vem som är arbetsledare.

Att dra igång värvning av frivilliga innan organisationen är mogen, alla förberedelser är klara och alla berörda motiverade, leder endast till bakslag och försvårar fortsatt rekrytering.

Policypärm ”Frivilliga på kontoret”

Om man har frivilliga på kontoret och gör en policypärm till dem och de anställda skulle den kunna innehålla följande: 

1. Förord: Därför ska vi ha frivilliga!
2. Formalia: Lagar, skatteregler, avtal och inställningen hos arbetsmarknadens parter.
3. Rutiner för att rekrytera, engagera, utrusta, introducera, utbilda, fortbilda, leda, ansvara för, informera, utvärdera, belöna, omplacera och avveckla frivilliga. Arbetsbeskrivning. Budgetering. Kontor och utrustning. Frivilligvänlig miljö. Utvecklingssamtal. Problemlösning. Avvecklingssamtal.
4. befogenheterDen frivilliges , rättigheter, skyldigheter och förmåner. Medlemskap. Skriftlig överenskommelse. Sekretess. Ansvar. Legitimation/namnskylt. Nycklar. Förslag och idéer. Klagomål. Demokratiskt inflytande.
5. Stöd till frivilliga på kontoret: frivilligansvarig på personalavdelningen, försäkringar, ersättningar, betyg/intyg.
6. Information och utbildning för chefer och arbetsledare respektive annan personal.